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西安邮电大学物资设备采购管理办法
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  西邮校字〔2012〕99号
  西安邮电大学物资设备采购管理办法
  第一章总则
  第一条为认真贯彻执行《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招投标法》等相关法律法规及《陕西省高等院校物资设备采购管理办法》(陕教监〔2011〕2号)文件精神,规范我校物资设备采购程序,加强和完善物资设备采购监督机制,保证学校物资设备采购管理工作规范、高效、廉洁运行,切实提高工作效率和资金使用效益,特制订本办法。
  第二条本办法所指物资设备包含教学类、科研类、图书资料类、办公类、后勤服务类以及修缮工程类等。
  第三条各项采购必须遵守国家法律、法规以及学校的有关规章制度,各业务单位和监督部门要各尽其职,主动配合,相互支持。参与采购活动的人员必须以学校利益为重,力求节约,反对浪费。
  第四条各项采购工作均要遵循“公开、公平、公正”和“集体决策、货比三家、择优选购”的原则,本着“诚实信用、平等互利、协商一致”的理念。选定符合使用要求、性价比较高的物资设备。采购工作积极引进市场竞争机制,一般情况下至少引入三家以上供应商参与竞争。
  第二章 机构设置及其职责
  第五条国有资产管理处负责组织5万元(含)以上的物资设备采购组织工作;相关部门负责组织1万元(含)以上,5万元以下的采购组织工作;与采购成员单位和专家组组成招标小组进行招标工作。
  第六条采购成员单位有立项部门、国有资产管理处、纪委监察处、审计处、财务处、用户单位、工会等部门,主要行使涉及物资设备采购管理、招投标管理、资金管理、监督、审计和物资设备验收、使用等职能。
  1.国有资产管理处或相关部门:在各自的采购资金范围内担任组长单位,对采购工作总体负责,拟定采购方案并制定实施采购工作的步骤;负责组织或委托组织招标;组织协调各部门参与采购活动;向采购小组提供采购资源信息;落实采购工作小组决议,整体推进采购工作进度,保证按期完成任务;组织所购物资设备的验收工作;负责采购文件资料的形成、整理、归档工作,对采购标的总体质量和价格情况承担主要责任;对供应商在采购活动中的的不良行为进行诚信档案记录并在纪委监察处备案。
  2.立项部门:负责财政年度采购项目及资金的计划和管理,报财务处落实采购项目的经费。
  3.纪委监察处:依据国家法规和学校相关制度监督采购工作;审核供应商的诚信情况;对采购工作程序及运作情况进行监督、建议或质疑;参与相关验收工作;监督合同履行情况;就采购工作情况和成果向学校提交《西安邮电大学物资设备专项采购监察报告》。
  4.审计处:参与涉及工程量核算的物资设备采购工作及审计;对采购合同价格及突破立项申请的采购数量行为承担监督责任;参与相关验收工作。
  5.财务处:对学校确定购置物资设备的计划项目,合理安排资金,对采购活动的资金计划及使用情况负责。
  6.用户单位:对标的物的使用功能和产品质量性能负责;有权向业务主管部门对标的物的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能、供货商等提出建议;参与相关验收工作。
  7.工会:及时反映协调群众意见和建议。
  8.其他部门:参与相关的采购招标工作,充分表达本部门意见。
  第七条采购工作的组织
  负责学校采购工作的具体实施,由学校相关部门负责人担任组长,在主管校长领导下开展工作。
  金额1万元(含)以上,5万元以下的项目由相关部门自主组织招标采购,并由处级干部主持采购工作;金额在5万元(含)以上,10万元以下的项目,由国有资产管理处处长主持采购工作,采购成员单位可委托本部门人员参与;10万元(含)以上的项目,由国有资产管理处处长主持采购工作,采购成员单位的处级干部和专家组组成采购小组进行采购。若相关部门作为乙方参与招标活动,招标工作由国有资产管理处按程序负责组织招标和管理。
  采购工作需临时成立以下工作小组:招标采购谈判小组、考察组、评标组。根据采购任务,每组一般为三人以上单数。
  1.招标采购谈判小组:进行招标采购(公开招标、邀请招标),特殊情况可采用询价采购;对所采购物资设备质量和性能进行验收评价。
  2.考察组:负责考察投标方,并提交考察报告。
  3.评标组:根据需要在招标采购谈判小组组成人员基础上扩充设立评标组,职能是组织评标并提交评标结果。
  第八条专家组
  采购工作按采购物资设备的内容和性质从学校的专家库中邀请部分专家成立专家组,专家人数不得少于参加招标总人数的三分之一。
  专家组对标的技术品质进行建议、参与评标等工作,并对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关验收工作。
  学校建立专家库,加强对专家的培训、考核、评价、资格认定和档案管理,完善专家评标程序、制度和标准。根据实际需要和考核情况给与专家每年一定的劳务费,及时对专家进行替换或补充,实行动态管理。
  第九条招标采购谈判小组以及专家组评标、谈判等议事规则
  1.以满足使用和设计要求为前提,依据审定的计划资金额度控制标的质量等级,力求节约。
  2.投标报价口径一致,质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较。
  3.在保证质量、保证服务的前提下,贯彻“合理低价中标原则”。在采购价不低于成本价,不高于预算价的情况下,优先考虑信誉好的客户。
  4.应充分考虑主要责任承担人意见,按照“少数服从多数”的原则形成集体决议,集体决议签字后认定生效。
  第十条参与招标所有成员认真履行本办法要求的职责,对采购活动负责,参与采购活动的成员都有权利和义务对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权,并承担相应责任。
  第三章项目立项
  第十一条立项单位不得将立项项目化整为零或者以其他方式规避立项。1万元以下不予立项;1万元(含)以上,5万元以下由项目承担部门或使用部门立项并由立项部门按照本办法规定程序招标;5万元(含)以上由项目承担部门或使用部门立项,学校招标小组按本办法规定程序组织招标。项目的质量要求、工艺要求及实施监督等由立项部门负责。
  第十二条我校建设项目的立项由以下部门负责。
  1.教务处负责教学类项目立项,包括实验室建设及教材等。
  2.国有资产管理处负责办公类项目立项。
  3.后勤产业服务集团负责后勤服务类、修缮工程类项目立项。
  4.图书馆负责图书资料类项目立项。
  5.科技处负责科研类项目立项,包括科研设备及科研办公物资设备,具体实施办法按照学校相关规定执行。
  6.临时项目的立项由责任单位(部门)负责。
  第十三条立项报告的内容主要有:理由、品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额,经费来源等。
  第四章运作方式
  第十四条项目执行时,使用部门必须提前一个月报相关部门,申报范围不能超过立项审批时所报项目。各单位不得将采购项目化整为零或者以其他方式规避招标。
  第十五条按照采购预算资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式等选定供应商进行采购活动。其中公开招标、邀请招标为招标性采购;竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式为非招标性采购。
  (一)公开招标
  按照国家有关法规和规定程序进行。学校成立采购小组,制定中标条件,并以招标公告的方式邀请不待定的供应商参与投标,根据中标条件公开确定中标人。
  (二)邀请招标
  按照议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标,并按照招标采购谈判小组、评标组(专家组)议定的中标条件评议确定中标人。符合以下情形之一的物资设备采购,可采用邀请招标方式进行:
  1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的。
  2.采用公开招标方式的费用(指广告费、考察费、评审费等)占采购项目总价值的比例过大的。
  (三)竞争性谈判
  符合下列情形之一的物资设备,可采用竞争性谈判方式采购:
  1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。
  2.技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的。
  3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。
  4.不能事先计算出价格总额的。
  (四)单一采购来源
  符合以下情况之一的物资设备,可以采用单一来源方式采购:
  1.只能从唯一供应商处采购的。
  2.发生了不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购的。
  3.必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额的百分之十的。
  (五)询价
  采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度较小的采购项。
  (六)政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
  第十六条原则上对于金额在10万元(含)以上的项目,应采用公开招标方式进行;金额在5万元(含)以上,10万元以下的项目可采用公开招标方式或邀请招标方式进行;1万元(含)以上,5万元以下项目可采用邀请招标或竞争性谈判方式或询价方式进行。
  第十七条招标活动应填写《招标活动备案表》或《招标采购会议纪要》;询价谈判方式应填写《询价谈判活动备案表》或《询价谈判会议纪要》。
  第十八条招标中存在下列情况之一,应按废标处理,采购小组应将废标原因及时通知所有的投标人。
  1.非单一来源采购方式招标,有效投标人不足三家者;
  2.采购的公正性受到影响的;
  3.投标报价均超过项目预算的;
  4.国家规定的采购任务取消的。
  第十九条教学、科研、图书资料、办公、后勤服务等使用各类物资设备的有关业务部门,应结合本部门的特点,建立“采购资源信息库”。信息库需准确反映供应商的资质、信誉外,还应从可供应商品和已供应商品两方面反映各供应商商品的品质、品种、性能特点、价格状况等。资源信息库应实行滚动优选,动态管理。
  第二十条对涉及国家安全、国家秘密的物资设备,要按照国家有关要求,会同学校保密部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求,防止逃避或简化采购方式。
  第二十一条 采购中央国家机关政府采购协议供货范围内的产品,应在中央国家机关政府采购协议供货中标产品范围内选择,不得采购协议供货范围外的非中标产品。
  第五章工作程序
  第二十二条 采购工作程序应从采购工作立项起到验收归档为止,包括:立项、邀请供应商、发标书、开标(或谈判)、确定供应商、合同谈判、合同草签、合同会签、合同审批和签订、合同实施、验收、资料归档等环节。采购工作组织实施要严格执行采购文件的编制、信息公告、采购评审、采购合同格式和产品验收环节的具体标准和程序要求。
  第二十三条 采购活动应当严格控制在立项审定的范围内,经费额度不得随意突破,不得随意增加采购数量及品种。对于确有变动的,必须事先征得主管校领导和相关审批部门的同意,擅自突破采购计划的,学校追究主管部门负责采购工作主要领导的责任。
  第二十四条 采购工作组织实施应吸收资质良好的供应商参与投标。采购项目需在国家或政府采购网或校园网或校内公告中发布需求信息。
  第二十五条 采购工作实施部门应以投标报价书(标书)的方式向供应商提出投标报价要求,并采取密封方式进行投标报价,保证运作过程公平、公正。
  第二十六条 供应商的资格审查,由采购管理部门中的监察审计部门统一进行资格审查,合格供应商应包括以下资质证明:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告、代理资格证等。
  第二十七条 对于采购金额较大的项目,考察组应对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等情况进行实地考察,并提交报告。
  第二十八条 供应商有以下行为时取消投标资格:提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的;采取其他不正当手段的。由此给学校造成损失的依法追究供应商的赔偿责任。
  第二十九条 采购工作实施部门可根据具体情况对供应商提供的样品进行封样。对质量性能特殊或采购量大,容易引起争议的物资,封样时间不得低于合同有效期。
  第三十条供应商的选定程序
  1.由采购工作实施部门编写招标文件,包括:对投标人的资格、资质要求;标的名称、数量、规格型号;对标的的质量配置或材质要求;项目实施的技术要求;供货方式或工期要求;标书的格式内容要求;投标报价截止日期等。
  2.招标采购谈判应在业务管理部门参与下进行。有必要时,可实行开放式竞价机制,即首选供应商和备选供应商进行多次竞价,最终确定供应商。
  3.供应商的选定一般采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人,将首选作为第一谈判对象,备选作为第二谈判对象,最终中标人根据谈判结果择优选定。
  4.对中标供应商须进行公示,公示期满后,方可进行合同的签订工作。
  第三十一条 合同谈判及草签:订立合同必须严格履行规定程序,采用书面合同形式。合同条款必须明确、完整、规范、合法,份额至少一式五份,分交档案、业务主管部门、财务部门、供应商、使用部门。校内管理复印件有效。法律对合同形式有特别规定的,依照相关规定办理(主要是指公证、认证、审核登记等形式)。
  第三十二条 合同审批:物资设备采购合同应填写《合同审批运行表》报批,经法定代表人或其委托代理人签批同意后生效。凡以学校名义与供应商签订的采购合同,未经学校法定代表人或其委托代理人审查签署、同意的,均为无效合同,由此造成不良后果的由当事人承担相应法律责任。
  第三十三条 合同实施:合同履行由采购工作实施部门和使用部门共同监督实施,如不能或不能完全履行时,应及时采取措施减少损失并做好合同善后工作。
  第三十四条 变更原合同实质性条款而形成的补充合同或解除原有合同的,除与供应商协商一致外,应报请主管校长终审同意。
  第三十五条 物资设备验收
  1.对于货物的验收,货到入库前必须根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面依据合同进行初步验收,填报《仪器设备验收单》,在验收情况栏中填写验收质量情况。未达到要求者,作退货处理
  2.对于需要安装、施工的项目,在竣工运转正常后,应组织总体验收,由各部门自主采购的项目,由各部门自行组织验收,由业务主管部门组织的采购项目,由业务主管部门组织相关部门进行验收,并填报《项目竣工验收单》,填制验收单据的同时还可对供应商资信、售后服务评价。
  第三十六条 付款:付款要与合同履约进展情况相协调,与合同约定的付款期限、数额及方式相一致,并以合同、立项报告、招标会议纪要及会签的各类验收单作为付款依据,以保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险。
  第三十七条 物资采购活动中产生的各种文件资料必须规范,内容真实、准确、完整,整个过程中形成重要材料应由采购工作实施部门专人负责并及时归档备案。
  第六章纪律及监督
  第三十八条 采购活动必须遵守“集体研究、民主决策”的工作制度,禁止暗箱操作,严禁个人说了算;参与采购活动的人员不得私自接触供应商;不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息;不得私自接受供应商任何形式的回扣、馈赠及宴请;供应商一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。
  第三十九条 对以下内容必须认真监督:采购审批或备案事项的执行情况;采购信息公告情况;采购方式、采购程序和评审专家使用情况;采购合同的订立和资金支付情况;对供应商资质的认定询问和质疑的处理情况;有关法律、行政法规和规章制度的执行情况;采购文件、资料的规范化建立和存档情况。
  第四十条采购工作实施部门必须接受采购管理机构监督检查。财务人员对履行合同情况有责任监督,发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导,拒付货款。
  第四十一条 学校监察部门参与采购活动并实施过程监督,也可参与对供应商的考察选定。监察部门对大宗采购活动实行监察报告制度。在招标采购活动终结时,监察人员应准确记录采购过程、报价等,并提出监察意见或建议。有关采购业务部门的“采购资源信息库”须定期提交学校监察部门备案。
  第四十二条 学校应定期对采购工作进行专项检查。检查工作小组由监察、审计、财务等部门为主组成,检查内容由学校提出。
  第四十三条 下列行为属于采购违规行为
  1.违反集体采购原则的;
  2.违反采购程序,规避监督检查的;
  3.未按规定形成采购文件文书或归档备案的;
  4.向投标人透露其他潜在供应商有关情况的;
  5.接受供应商好处,谋取个人或小团体利益的;
  6.违反本规范有关条款的其他行为。
  第四十四条 采购活动按照“谁的职责谁签字,谁签字谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见,认定为“认同意见”。
  第四十五条 采购活动中违反国家法律法规及学校规章制度的,对国家和学校利益造成损失的,学校依法追究有关责任人的法律责任。
  第四十六条 凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的,应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家和学校利益的,将视其情节,严肃处理;构成犯罪的,移交司法机关查处。
  第四十七条 对执行规范采购,成绩突出的单位、个人,学校可进行奖励。
  第七章附则
  第四十八条 本办法所指采购资金额度包含预计同一种物资设备单项或批量采购资金额度。
  第四十九条 本办法由学校颁布之日起实施,与该办法不相符的其他规定或制度同时废止。
  第五十条本办法由西安邮电大学国有资产管理处负责解释。
  西安邮电大学
  2012年11月16日
  抄送:档。
  西安邮电大学办公室                     2012年11月16日印发
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