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西安邮电大学财务报销管理办法
作者:[财务处] 文章来源:[财务处] 发布时间:[2014-03-18] 阅读次数:[2397]

为加强财务管理,规范财务报销手续,提高工作效率,更好地为师生员工服务,结合我校实际情况,特制定本办法。

 一、 对原始凭证的要求

(一)从外单位取得的发票和收据即外来的原始凭证,发票必须印有税务机关统一的监制章,并加盖出具单位发票专用章或财务专用章。收据必须印有财政机关统一监制章,并加盖出具单位的财务专用章。非财政机关统一监制的收款收据不能作为报销凭证。原始凭证还必须具备:日期、接受凭证单位名称、业务内容或品名、数量、单价、金额等,接受凭证单位名称必须是“西安邮电大学”。报销项目为 “办公用品”、“材料”、“配件”、“电子器件”等时,须另附盖有供货单位财务专用公章的清单。

(二)自制的原始凭证是指学校规定可以自制使用的领款单、各种酬金发放签字表等。凭自制凭证报销时,表单上须有人员名单、发放标准、领款人签字,并由经费经办人签字、单位(部门)主要负责人审批。领款人未签字的自制表单需先办理借款手续,待领款人签字后及时返回冲销借款。

(三)报销的原始凭证不得涂改、挖补,大写和小写金额必须正确一致,如有错误须由单据填制单位重开,因大小写金额不符,或向开具单位索取正确发票确有困难的,以金额小的数字为准。

(四)从外单位取得的原始单据如有遗失,应由原开出单位出具证明(单据号码、内容、金额)或原始单据存根联复印件,并盖有原开出单位的财务公章,经办人书面阐明遗失原因,并由有关经费审批人和财务处负责人审批后方可作为原始凭证报销。

(五)所有票据须在票据开具日期两年内报销,逾期不予报销。

二、借款及报销手续

(一)申请借款人员必须是我校正式教职工。

(二)申请借款人员必须填写借款单,写明借款日期、事由、金额、部门、经费来源,并由经费负责人和经办人签字。购买设备、预付工程款项等借款,必须通过转账支付。

(三)借款金额在1万元以下,由借款单位(部门)主要负责人审批;借款金额在1万以上3万元以下(含3万元),经单位(部门)主要负责人审批后,还需经财务处副处长审批;借款金额在3万元以上,经单位(部门)主要负责人、财务处长审批后,还需经协管财务校领导审批,非经常性业务要附可行性报告或相关说明文件。

(四)校内各单位(部门)和个人应及时核销借款。出差人员预借的差旅费,应在返校后的5个工作日内到财务处办理核销手续。其他费用的借款,一般借出期限为一个月,不得无故拖欠。财务处原则上规定前帐不清,不再借款。如长期恶意拖欠,催交后仍不还款的,财务处可实施缓发其校内津贴等措施。

(五)借款人调离我校,必须还清借款后方能办理离校手续;借款人岗位变更,必须办理借款清理、移交手续。

三、现金报销手续

(一)根据人民银行《现金管理条例》规定,除特殊情况外,报销金额在1000元以内可支取现金,大于1000元的支出应以财务POS或现金支票的形式办理结算手续,严禁以故意开具多张票据等方式套取现金。

(二)报销人将有关票据粘贴在“单据粘贴单”上,由经办人、经费负责人签字(购买实物的还应有验收人签字),明确经费开支渠道等事项,然后在会计岗处审核报销,根据填制的会计凭证到出纳处领取现金。已预支借款的报销人,还需持“借款单(存根联)”办理相关借款的核销手续。

(三)教职工在办理各项现金收付业务时,请在柜台前当面点清,离柜后概不负责。

四、非现金支出的财务手续

单位之间的经济往来,凡超过1000元(结算起点)以上的,一律应通过银行转账结算。

(一)发票未到,须先转账支付的。

经办人先办理借款手续,凭审批后的“借款单”到会计岗处审核做账,然后到出纳岗处转账或领取支票。转账时必须列明收款单位的全称、开户行、帐号。

(二)直接凭发票报销的,经办人提供的发票,手续应齐全,单位名称、帐号、开户行等必须准确无误,并由会计岗审核报销后方可在银行出纳岗处转账或领取支票。支票自签发之日起10日内有效。

(三)办理汇款手续的。

教职工因公办理汇款(信汇、电汇等)手续时,除提供准确的收款单位名称、帐号外,开户银行要包括xxxxxxxx支行(或分理处),以便准确、及时汇款。

五、凭证的整理粘贴规定

(一)经办人在报账前将原始凭证按业务性质和列支项目进行分类粘贴。粘贴顺序从右至左,对齐粘贴单边缘依次展开,整体呈鱼鳞状。粘贴效果力求整洁、平整,分布均匀,层次分明,易于归档保存。如一次报销的票据较多,一张票据粘贴单容纳不下的,可另贴一张。

(二)单据报销封面应项目填写齐全,用钢笔、蓝黑或碳素墨水笔填写,字迹应清楚工整,金额大小写应一致,不能涂改,经办人、经费负责人及相关领导应在单据报销封面上签字,金额较大时应填写“日常支出报销明细表”。

(三)对市内出租票、停车费和过路过桥费等票据报销时应填写交通费明细表。

六、票据报销的审批权限

(一)报销的审批签字手续必须坚持“一支笔”签字制度,各单位(部门)必须指定经费审批人并到财务处备案。经费审批权限如发生变更,各单位(部门)应提交书面材料并加盖本部门的公章及时送交财务处。

(二)经办人按要求详细填写报销单内容后,按审批管理权限逐级报送有关经费负责人审批。

(三)事业经费支出金额在1万元以上(含1万元)须经财务处副处长审批;5万元以上(含5万元)须经财务处处长审批;10万元以上(含10万元)须经协管财务校领导审批;50万元以上(含50万元)须经主管财务校领导审批。

(四)科研经费支出按照《西安邮电大学经费管理办法》(西邮校发【201313号)相关规定办理。

(五)各单位(部门)主要负责人的事业经费支出项目,在经费报销时应由协管财务校领导审批;科研项目负责人本人发生的支出事项,在经费报销时应由本单位(部门)主要负责人审批。

七、特殊业务支出的财务手续

(一)关于设备、材料、除基建以外的其他固定资产购置的财务手续。

     1.各单位(部门)使用学校预算经费购买设备、材料原则上应由国资处统一办理,由其经办人员到财务处办理转账手续。特殊情况各单位(部门)需要自购的,须经国资处同意后,报协管财务校领导批准后方能办理报销手续。

所购专用设备单位价值超过1500元的、一般设备单位价值超过1000元或单位价值虽不足规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资必须开具固定资产收入凭证,购买材料要开具材料入库单。固定资产和材料单据要同时具有收料人签字、国资处相关领导及经办人签字等手续。

    各单位(部门)购买金额在5万元以上的设备时应由国资处统一进行招标。在办理报销手续时,经办人应提供以下材料:(1)立项报告;(2)招标文件;(3)采购合同;(4)使用方验收报告;(5)正式发票;(6)固定资产收入凭证。

2.各单位(部门)使用本单位发展基金、科研项目负责人使用项目经费购置仪器、设备时,须附有国有资产管理处开具的固定资产收入凭证,否则财务处不予报销。

3.使用中央支持地方专项资金购买设备,在履行正常手续的基础上,还需教务处分管处长审批。

4.所购设备、材料凡列入政府采购目录的,按规定应实行政府采购,并按政府采购的要求办理。

(二)对于大额资金支付的财务手续。

对单笔金额在5万(含5万)以上的大额支付项目,应附项目合同及可行性报告,由本单位(部门)负责人汇签后,提交财务处审核,并报协管财务校领导审批。

(三)关于零星工程及修缮项目的工程款项的支付手续。

学校零星工程及修缮项目的支出,应按上级和学校的财务规定,结合校审计、纪检部门的有关最新管理规定执行。凡涉及审计的事项,即金额在5千元(含5千元)以上的,应先由国资处、后勤集团等业务部门汇集立项报告预算申请、合同、验收报告、发票等有效签收票据,报审计处进行审计。财务处根据审计报告的书面意见书及学校的资金情况排出付款计划,再视合同情况及有关领导的审批意见付款。

注:所有工程项目无论合同约定与否,均须预留5%质保金。

(四)凡属定点采购、定点印刷、定点维修等有特殊规定的业务,需按规定执行方能办理相应的报销业务。

八、本办法由财务处负责解释。

九、本办法自发文之日起执行。
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